Organizar un evento corporativo requiere de una planificación meticulosa y de tomar en cuenta diversos detalles que puedan garantizar que todo salga según lo previsto. Cada evento es único, ya sea una conferencia, una reunión de networking o una presentación de producto, y un aspecto crucial para lograr el éxito es la organización del catering. No sólo es esencial ofrecer alimentos y bebidas de calidad, sino también asegurarse de que el catering se adapte perfectamente a las necesidades de los asistentes y a la temática del evento.

En este artículo, se proporcionan consejos prácticos y recomendaciones para organizar un evento corporativo y garantizar que el catering sea un punto destacado que deje una impresión duradera en los participantes.

Planificación previa para un evento corporativo exitoso

La planificación es la base de cualquier evento exitoso. Para organizar un evento corporativo de calidad, se deben tener en cuenta diferentes factores, entre ellos el número de asistentes, el tipo de evento y el presupuesto disponible. Definir estos aspectos desde el principio facilita la toma de decisiones, especialmente cuando se trata del catering.

Número de asistentes: Cuantificar el número exacto de participantes es fundamental para calcular la cantidad de comida y bebida necesaria. Un catering bien organizado evita tanto la escasez como el desperdicio innecesario.

Tipo de evento: El tipo de evento que se va a celebrar influye directamente en la elección de los menús. Para eventos de networking o cocteles, los canapés y aperitivos son ideales, mientras que para conferencias o seminarios largos, es recomendable optar por comidas más completas.

Presupuesto: Establecer un presupuesto realista permite elegir las opciones más adecuadas y evitar gastos innecesarios. El catering debe ajustarse a lo que se puede pagar, sin sacrificar calidad.

Catering para eventos corporativos

El catering en eventos corporativos no debe ser una simple comida; debe ser una experiencia que complemente el objetivo del evento y que deje una impresión positiva. Para ello, se debe cuidar tanto la variedad como la calidad de los alimentos ofrecidos.

• Variedad de opciones: Dependiendo de la duración y el tipo de evento, se debe ofrecer una variedad de opciones para satisfacer las necesidades dietéticas de todos los asistentes. Las opciones vegetarianas, sin gluten y sin lactosa deben estar disponibles para garantizar que todos los participantes se sientan atendidos.
• Platos innovadores y atractivos: En lugar de optar por los típicos platos estándar, se recomienda incluir opciones más originales que sorprendan a los invitados. Platos creativos y bien presentados ayudan a mejorar la experiencia del evento, haciendo que el catering se convierta en un tema de conversación entre los asistentes.
• Calidad de los ingredientes: No importa si se trata de una pequeña reunión o un gran evento; la calidad de los alimentos siempre debe ser una prioridad. Los ingredientes frescos, de temporada y bien seleccionados son esenciales para que los asistentes disfruten de una experiencia culinaria memorable.

Tipos de catering según el tipo de evento

Dependiendo del tipo de evento corporativo, el catering puede variar de manera significativa. Estos son algunos de los tipos más comunes que se deben considerar:

• Catering de cócteles o coctelera: Ideal para eventos de networking o reuniones informales donde los asistentes están de pie. Los canapés, mini sándwiches, frutas frescas, cócteles y bebidas ligeras son perfectos para mantener el ambiente relajado.
• Catering buffet: Perfecto para conferencias o seminarios largos, donde los asistentes necesitan reponer energías. Los bufets permiten a los participantes elegir lo que más les apetezca de una variedad de platos fríos y calientes.
• Catering formal o de mesa: Ideal para cenas de gala, presentaciones o eventos exclusivos. El servicio de mesa es más formal y suele incluir platos gourmet servidos a los asistentes de manera individual.
• Catering temático: Si el evento tiene un tema específico, como la innovación, la sostenibilidad o la gastronomía local, el catering debe adaptarse para reforzar esa temática. Menús orgánicos, sostenibles o que ofrezcan platos típicos de la región o del país del evento pueden ser una excelente opción.

El catering como elemento esencial para definir el ambiente del evento

El catering no sólo se trata de la comida y la bebida; también juega un papel importante en la creación de la atmósfera del evento. La decoración de las mesas, la disposición del espacio y el servicio son aspectos que deben alinearse con el tono y los objetivos del evento.

• Servicio de calidad: Un buen servicio es esencial para que los asistentes se sientan cómodos y bien atendidos. El personal debe ser profesional, cordial y eficiente, garantizando que el catering fluya de manera natural y sin interrupciones.
• Decoración atractiva: La presentación del catering es tan importante como el sabor. Utilizar vajilla elegante, centros de mesa creativos y una disposición adecuada puede hacer que la experiencia de los invitados sea mucho más agradable.
• Bebidas apropiadas: Las bebidas son un componente esencial en los eventos corporativos. Asegurarse de ofrecer una selección adecuada de vinos, cervezas, cócteles y bebidas sin alcohol garantiza que todos los participantes tengan opciones para disfrutar.

Cómo coordinar el catering con otros proveedores del evento

Un evento corporativo exitoso no depende únicamente del catering. Es fundamental coordinarlo adecuadamente con otros proveedores, como los decoradores, los encargados del sonido, la iluminación y el personal de seguridad. Esta coordinación garantiza que todos los elementos del evento trabajen en armonía, brindando una experiencia fluida y profesional.

• Comunicación clara: Asegúrate de que el proveedor del catering tenga toda la información necesaria sobre el evento, como el horario, el espacio disponible, la cantidad de asistentes y los requisitos especiales. Cuanta más información se comparta, mejor será la organización.
• Pruebas previas: Para eventos más grandes o formales, es recomendable realizar una prueba del catering antes del día del evento. Esto permite realizar ajustes en el menú o en la presentación si es necesario.

Consejos adicionales para organizar un evento corporativo exitoso

• Puntualidad: La puntualidad es crucial en cualquier evento corporativo. Asegúrate de que el catering llegue a tiempo y que todos los aspectos del evento estén listos antes de que lleguen los primeros invitados.
• Establecer expectativas claras: Define claramente lo que esperas de cada proveedor, incluyendo el catering. Esto evitará malentendidos y garantizará que todos los detalles se manejen con profesionalismo.
• Adaptarse a imprevistos: Aunque se haya planificado todo con antelación, siempre pueden surgir imprevistos. Estar preparado para hacer ajustes sobre la marcha es fundamental para asegurar que el evento se desarrolle sin contratiempos.

Preguntas sobre como organizar un evento corporativo